Webinar organiseren: de complete gids

Veel ondernemers zweren bij de webinar. Wil je meer weten over dit krachtige marketing-gereedschap, dan is dit artikel voor jou. Specifiek gaan we het hebben over de webinar als leadmagnet. Je vindt in deze blogpost een praktisch stappenplan voor jouw eigen webinar. Ook laten we de webinar do’s en don’ts voorbij komen.

Wat is een webinar eigenlijk?

Op z’n simpelst gezegd is een webinar een online lezing/training waar een groot aantal deelnemers virtueel bij kan zijn. Je gaat hiermee dieper in op een bepaald onderwerp, waarbij je enige mate van interactie toestaat, bijvoorbeeld door achteraf een vragenronde via de chat te houden.

Een webinar geeft je de kans om jezelf aan je doelgroep te presenteren, om ondersteund met PowerPoint-slides jouw kennis over te dragen, of om jouw scherm te delen om te laten zien hoe jij met een bepaald programma werkt.

Welke webinar-software is het beste?

Er bestaat geen one-size-fits-all webinar-software. Elk pakket heeft weer andere features en afhankelijk van jouw wensen en eisen is het ene programma interessanter dan het andere. Over het algemeen gaat het bij webinar-pakketten om zogeheten SaaS-oplossingen (online software waarbij geen software-download nodig is).

Om te ontdekken welke webinar-software het beste bij jou past, kun je er verschillende uitproberen. Eén van de bekendste pakketten is GoToWebinar, dat een gratis trial van 7 dagen heeft. Zoom is een webinar-aanbieder met voordelige abonnementsvormen, waaronder een gratis versie waarbij webinars niet langer dan 40 minuten mogen duren.

Tip: test naast de functionaliteiten ook de verbindingssnelheid van de servers. Oftewel, loopt je webinar soepel voor jou en de deelnemers?

De voordelen van een webinar

Dankzij snellere internetverbindingen is videobellen heel gewoon geworden. En dat heeft ook de weg vrijgemaakt voor webinars. In korte tijd hebben webinars een stevige plek in het marketing-landschap veroverd. Voor bedrijven en instellingen die eenmaal over hun plankenvrees heen stapten, is de webinar vaste prik geworden. Dat is logisch als je naar de vele voordelen van webinars kijkt.

• Budgetvriendelijk
  Waar je voor een traditionele bijeenkomst geld kwijt bent aan de huur van een locatie en catering, elimineert een webinar deze en andere kosten. Veel webinar-programma’s stellen je in staat om, bij wijze van trial en/of tot een bepaald aantal deelnemers, geheel gratis een webinar te organiseren.
• Tijdbesparend
  Dat je geen fysiek evenement hoeft te organiseren, bespaart je ook veel tijd. Daarnaast past dit perfect binnen de COVID-maatregelen. Je kunt de webinar gewoon vanuit huis houden.
• Comfortabel voor de deelnemers
  Lekker met de laptop op de bank; dat is één van de vele manieren waarop kijkers op jouw webinar kunnen inschakelen. Ook prettig is het dat webinar-software de mogelijkheid biedt om een opname te maken en deze naar de deelnemers te sturen. Ideaal voor iemand die verhinderd was of de webinar nog eens wil terugkijken.
  Tip: upload je webinars op YouTube en werk op deze manier aan je online vindbaarheid in de op één na grootste zoekmachine ter wereld (YouTube).
• Beter inzicht in je doelgroep
  Met een webinar bereik en betrek je jouw doelgroep. Je merkt welke vragen ze hebben en welke twijfels bij hen spelen. Voor velen is de drempel om met jou in contact te treden lager bij een webinar dan bij een live presentatie, waar veel passieve luisteraars bij zitten.
• Je schept een persoonlijke band met je doelgroep
  De kijkers horen je stem en zien je gezicht (als je daarvoor kiest). Ze zien hoe je op bepaalde vragen reageert en in hoeverre je expert bent in dit topic. Dat betekent dat sommigen je aardiger gaan vinden, maar er kunnen ook mensen zijn die afhaken.
• Hoog conversiepercentage
  Alhoewel we het in dit artikel vooral over een webinar als leadgeneratie-tool hebben, kan zo’n online presentatie ook de verkoopcijfers stimuleren. Waar een aanbieding per e-mail op een conversie van 1-5% kan rekenen, is het niet ongebruikelijk dat een webinar 10-15% van de kijkers in klanten of ambassadeurs verandert.

Stap 1: bepaal het onderwerp van je webinar

Het begint, zoals alles, met een idee. En als het goed is, bestaat dat idee uit een probleem dat jouw doelgroep kent en de oplossing die jij kan aandragen. Ben je gecharmeerd door de unieke voordelen van een webinar maar weet je nog niet precies waar jouw webinar over moet gaan, dan kan het helpen om jouw doelgroep te vragen wat hun grootste uitdaging is.

Een enquête werkt daarvoor altijd goed; je zou die aan de mensen op jouw e-maillijst kunnen sturen. Een ander idee is een pop-up op je website zetten waarmee je commentaar op een bepaald onderwerp vraagt of een poll te starten op social media.

Stap 2: verzin een pakkende titel

Net zoals een boekomslag voor een groot deel verantwoordelijk is voor de verkoopcijfers en een goede YouTube-thumbnail de kliks positief beïnvloedt, kan de titel het succes van jouw webinar maken of breken. Denk hier dan ook goed over na.

Een beproefde methode is bedenken welke belofte je jouw deelnemers wilt doen. Wat weten of kunnen ze na het kijken van jouw webinar wat ze eerst niet wisten of konden? Met een woord als ‘hoe’ of ‘wat’ of ‘welke’ in de titel wek je de nieuwsgierigheid. Voorbeelden:

• Hoe je in 7 minuten per dag fit en lenig blijft
• Wat miljonairs iedere ochtend doen om hun vermogen te vergroten
• Welke 5 geheimen ik in 20 jaar als internetmarketeer leerde

Stap 3: structureer je webinar

Nu je weet wat het leerdoel van de webinar is, kun je deze presentatie gaan structureren. Maak daarvoor gerust een papieren spiekbriefje om die tijdens de webinar bij je computer te hebben. Doorgaans structureren presentatoren hun webinars als volgt. Onthoud dat elke stap hieronder ondersteund wordt door visueel materiaal, bijvoorbeeld slides met veel beeld en bullet points.

1. Pakkende intro met belofte
   Vraag of iedereen je goed kan horen. Als het qua aantal te behappen is, noem je deelnemers dan bij hun voornaam en heet ze van harte welkom. Druk gerust even op de pijnpunten die jouw doelgroep vaak heeft en herhaal vervolgens de belofte van jouw webinar. Stip aan dat jouw kijkers vooral ingeschakeld moeten blijven. Eventueel kun je wat intrige creëren door te zeggen dat er aan het einde van de webinar een verrassing is. (Wat die verrassing wordt, laten we aan jou over.)
2. Voor wie is de webinar?
   Een goede truc om ervoor te zorgen dat mensen blijven hangen, is door te bevestigen dat ze op de juiste plek zijn. Vertel voor wie de webinar is en voor wie deze absoluut niet is bedoeld.
3. Agenda bespreken
   Vertel de deelnemers precies wat ze kunnen verwachten en hoe lang je ongeveer met elk onderdeel bezig zult zijn. Vertel dat ze na afloop van jouw presentatie de gelegenheid hebben om vragen te stellen.
4. Jezelf voorstellen
   Vertel in het kort iets over jezelf: wie ben je, hoe oud ben je, hoe ben je in dit werkveld terecht gekomen en wat doe je graag in je vrije tijd? Dat laatste kan wat vreemd lijken in een werkgerelateerde presentatie, maar dat is het niet. Door iets over jouw privépersoon te vertellen kun je een klik creëren met mensen die tot dusverre nog een afwachtende houding hadden.
5. Presentatie
   Geef mensen precies de content die je hen had beloofd. Vertel welke problemen ze tegen kunnen komen en welke oplossingen je daarvoor biedt. Om te voorkomen dat mensen afhaken, duurt het presentatie-gedeelte van een webinar niet langer dan een halfuur.
6. Vragenronde
   Eén van de voordelen van een webinar is dat hij interactief is. Maak dan ook zeker gebruik van deze mogelijkheid door mensen vragen te laten stellen en deze zo volledig mogelijk te beantwoorden. Tijdens de vragenronde kun jij jouw expertise benadrukken en zo een onuitwisbare indruk maken.

Stap 4: stuur de opname naar je kijkers

Had iemand zich aangemeld die de webinar toch niet live kon bijwonen? Leuk dat je zijn of haar e-mailadres nu hebt, maar kom gewoon je belofte na door de aangemelde personen toegang tot de opname te geven. Gebruik je nieuwsbrief-software om deze mensen op een lijst te zetten en in één beweging de link naar de herhaling te mailen. Naar aanleiding van hun daaropvolgende acties (kliks op bepaalde links) kun je ervoor kiezen om hen op een lijst met gekwalificeerde leads te zetten.

Ook mensen die wél kwamen kijken zullen het waarderen als je hen deze link stuurt. Niet iedereen maakt aantekeningen of heeft een ijzeren geheugen. Laat deze kans op een extra contactmoment dus niet schieten.

Een webinar gebruiken om te verkopen

Een webinar die als leadmagnet dienstdoet, is bedoeld voor mensen die nog niet in de aankoopfase zitten. Hoe lekker die webinar ook gaat en hoe geïnteresseerd je doelgroep lijkt te zijn, het is niet de plek om een commerciële aanbieding te doen. Dat gebeurt in een later stadium, eventueel in een andere webinar of in een andere vorm.

Kies je er inderdaad voor om gekwalificeerde leads via een webinar te converteren naar klanten, dan kun je de bovenstaande structuur aanhouden met twee extra stappen vóór de vragenronde: jouw aanbieding en cases of succesverhalen van klanten die jouw kijkers voorgingen.

Webinar do’s en don’ts

• Kies de juiste dag
  Of je jouw webinar nu onder werktijd geeft of niet, het weekend is een slecht moment vanwege de plannen die jouw kijkers maken. De maandag is vaak een inhaaldag en veel mensen staan al half in de weekend-stand op vrijdag. Dan blijven de beste dagen over voor het organiseren van een webinar: dinsdag t/m donderdag.
• Maak veel slides
  Mensen begaan vaak de fout om te lang bij één slide te blijven hangen. Dat verveelt en nodigt kijkers uit om weg te klikken. Maak liever veel slides waar je, bij wijze van spreken, doorheen vliegt.
• Lees je slides niet voor
  Het is niet de bedoeling dat je jouw slides woord voor woord gaat voorlezen. Zet er liever steekwoorden op die de deelnemers nieuwsgierig maken. Vervolgens verhelder je verbaal de tekst op de slides.
• Wees op tijd
  De tijd van jouw (potentiële) klanten is kostbaar. Laat zien dat je die tijd respecteert door enkele minuten vóór aanvang aanwezig te zijn. Start de webinar op de precieze minuut waarop hij was gepland.
• Maximale duur: een uur
  Er valt te twisten over de ideale lengte van een webinar, maar een goede richtlijn is een uur. Daarbij kun je 30-40 minuten aan de daadwerkelijke presentatie besteden en de rest van de tijd aan de vragenronde.

Test ook andere leadmagnets

Leads genereren willen we allemaal, maar wat is de beste manier in jouw niche en voor jouw specifieke doelgroep? Veel ondernemers melden goede resultaten bij hun webinars, maar wie weet werkt een ander soort leadmagnet beter voor jou.

Als specialist in converterende websites geloven we in maatwerk. Welke leadmagnet in jullie situatie het beste werkt, ontdek je wellicht in onze blogpost met 5 verschillende soorten leadmagnets. Idealiter test je verschillende methoden om zo de stroom aan nieuwe leads te maximaliseren. Uiteraard kunnen wij je daarbij helpen.