De perfecte website briefing schrijven: zó doe je dat

Een nieuwe website ontstaat niet zomaar; een internetbureau heeft er goede input voor nodig. Over waarom jouw briefing zo volledig mogelijk moet zijn, hebben we eerder geschreven. Ook besteedden we eerder aandacht aan de onderdelen van een volledige website briefing. In deze leer je alles over zelf een website briefing schrijven.

Als internetbureau hebben we al heel wat briefings voorbij zien komen. De vorm en inhoud verschilt sterk, wat ons doet vermoeden dat er nogal wat onduidelijkheid bestaat over de perfecte website briefing. Daarom willen we je op deze pagina op weg helpen. Lees onderaan ook over de handige downloads die we hebben gemaakt, waaronder een gratis website briefing whitepaper inclusief tips, voorbeelden en template [.docx].

Inleiding

Allereerst wil je kandidaat-internetbureaus de mogelijkheid bieden om in jouw huid te kruipen. Op die manier begrijpen ze jouw wensen en eisen stukken beter, wat resulteert in een partner die actief meedenkt en maatwerk oplossingen biedt. Ook sluit het uiteindelijke resultaat –de nieuwe website– dan beter aan bij jouw propositie, wat weer tot betere conversies leidt.

In het inleidende stuk van je briefing vertel je dan ook bondig over jullie organisatie. Wat voor bedrijf of instelling zijn jullie? Wat is jullie missie en visie en wat zijn de doelstellingen, vooral als het gaat om jullie online aanwezigheid? Wie zijn de concurrenten en wat onderscheidt jullie?

Uitgangspunten

In dit gedeelte van de website briefing vertel je welke aandachtspunten er zijn. Het gaat dan niet om keiharde, meetbare eisen, maar eerder om algemene randvoorwaarden die voor jullie vanzelfsprekend zijn.

Voorbeelden hiervan zijn dat een website zoekmachinevriendelijk dient te zijn, makkelijk te beheren moet zijn met verschillende rollen voor de medewerkers, dat de site responsive moet zijn en dat je maximale beveiliging wilt.

website briefing checklist downloaden

Technisch functionele eisen

De hardere, technische eisen verdienen een eigen hoofdstuk in jouw website briefing. Je vertelt hier hoeveel websites je nodig hebt, of je versies in meerdere talen wilt, met welke externe systemen je een koppeling wenst en of je de site toegankelijk wilt maken voor mensen met functiebeperkingen. Ook kun je hier vertellen wat jouw eisen zijn met betrekking tot contentmigratie: wil je (een deel van) de huidige content naar jouw nieuwe website(s) migreren, of ga je nieuwe content aanleveren?

Presentatie-eisen

Het mooie van een website briefing schrijven, is dat de klant koning is. Jij hebt de touwtjes in handen en mag de voorwaarden stellen – vergelijk het met een aanbesteding voor een bouwproject. En tot die voorwaarden in jouw briefing behoren ook de eisen die je aan de presentatie of pitch van het internetbureau stelt. Hoe lang dient deze te duren? Welke inhoud verwacht je? Wat voor vergoeding biedt je de webbouwer voor de genomen tijd en moeite?

Planning

Het is voor het internetbureau ook belangrijk om te weten welke deadlines je voor de verschillende mijlpalen in gedachten hebt. In verband met andere lopende opdrachten kunnen de webbouwers zien of jouw project haalbaar is. Het is hierbij voor beide partijen prettig als je wat speling creëert, voor het geval een technische uitdaging of het aanleveren van content een vertraging oplevert.

Budget-indicatie

Een ander item dat belangrijk is voor internetbureaus, is het beschikbare budget. Niet altijd is er een reëel budget voorhanden en soms wordt een bureau tot de grenzen van zijn creativiteit gepusht om de gewenste oplossingen te implementeren. In andere gevallen is er meer dan voldoende budget voorhanden en hoeft dat niet in zijn geheel worden aangesproken. 

Hoe dan ook, het is verstandig om dit budget uit te splitsen naar het eenmalige bedrag voor het updaten of bouwen van de nieuwe website; het doorontwikkelingstraject; en de (eventuele) online marketing met bijvoorbeeld campagnes in de social media.

Download handige resources: website briefing-checklist,  whitepaper met voorbeelden of website briefing-template

Ben je al begonnen aan een website briefing schrijven? Met onze website briefing-checklist weet je snel of je alle benodigde items hebt verwerkt. Heb je graag ook voorbeelden die je kunt aanpassen aan jouw specifieke situatie? Download dan onze website briefing-whitepaper [+ template].

Blog
Customer Experience: belangrijkste onderscheidende factor voor jullie website
Blog
De combinatie van User Experience en Performance worden in 2020 steeds belangrijker