Waarom is een website briefing document schrijven belangrijk?

Een nieuwe website laten ontwikkelen is spannend. Om te voorkomen dat jullie de verwachtingen niet duidelijk uitspreken, is een goede briefing van groot belang. Ook in de selectiefase waarbij je tussen meerdere internetbureaus kunt kiezen, is zo’n website briefing document onmisbaar. In deze blogpost ontdek je waarom.

Wat is een website briefing document?

Een briefing is een document dat een opdrachtgever opstelt om een internetbureau de juiste context en input te bieden. Het bevat informatie over de organisatie van de opdrachtgever, hoe dit project tot stand is gekomen, welke doelstellingen de opdrachtgever heeft, wat het beschikbare budget is en aan welke eisen het bureau idealiter voldoet. Het stelt de opdrachtnemer in staat om in de huid van de opdrachtgever te kruipen en actief mee te denken.

Als we het specifiek over een website briefing hebben, gaat het om een document dat voorafgaand aan de kennismakingsfase wordt gedeeld. De website briefing dient om te zien of er een match is tussen de verwachtingen van de opdrachtgever en wat het internetbureau kan bieden.

Website briefing document vs. website-projectplan

Al hebben we het over hetzelfde soort document, een website briefing wordt niet altijd bij die naam genoemd. In het bedrijfsleven is het gangbaar om van een website briefing te spreken, maar instellingen (zoals overheidsinstanties) spreken doorgaans over een projectplan. Vanwege de aard van deze organisaties kunnen deze documenten in kleine details verschillen.

De voordelen van een goede website briefing

Ten eerste is een briefing een investering in de toekomst van je organisatie. Het kan misschien een overbodige moeite lijken om zo’n lijvig document op te stellen, maar het zorgt ervoor dat je niets aan het toeval overlaat. Indirect investeer je hiermee ook in de relatie met het internetbureau dat je kiest: je voorkomt hiermee miscommunicatie en frustraties.

Ook is het opstellen van een website briefing een goede manier om je gedachten te structureren. Dat geldt sowieso altijd wanneer je gedachten en ideeën op papier zet, maar al helemaal wanneer het gaat om zo’n groot project als een nieuwe website.

Ten derde kan een website briefing document dienen als controlemiddel. Natuurlijk zul je ernaar streven om jullie afspraken op papier te zetten en te ondertekenen, maar het uitgangspunt is en blijft de briefing, waarop verdere keuzes worden gebaseerd. Als voorbeeld kan een internetbureau van mening zijn dat de geleverde functionaliteit aansluit bij jullie wensen, maar kunnen jullie naar de briefing wijzen en zeggen: “Nee hoor, zo hadden we het niet op papier gezet.”

Tip: Let wel op dat de overeenkomst vaak leidend is. Is je website briefing document erg uitgebreid? Laat deze dan als bijlage onderdeel uitmaken van de te sluiten overeenkomst.

Een briefing kan ook inspireren. Het helpt strategen, designers, programmeurs en marketeers om in jullie huid te kruipen en dit te vertalen naar de perfecte website.

Tot slot leg je met een website briefing document de perfecte basis om internetbureaus te vergelijken. Door jouw wensen en eisen duidelijk op papier te zetten en bureaus uit te nodigen in een specifiek format hun presentaties voor te bereiden, creëer je een level playing field waarin het makkelijk is om de verschillende voorstellen naast elkaar te leggen. Dankzij een website briefing kun je appels met appels vergelijken.

Download gratis website briefing checklist of website briefing whitepaper [+ template]

Ben je er klaar voor om zelf een nieuwe website te laten maken? Als specialisten in converterende websites merken we dat een complete briefing een belangrijke factor is bij online succes. Maar hoe maak je zo’n briefing die 100% duidelijkheid schept?

Met onze gratis website briefing checklist weet je nóg preciezer welke onderdelen er in een briefing horen. De complete uitleg en een handige voorbeelden vind je in onze whitepaper over website briefings [+ template].